Masz problem? Zegar tyka
Zdrowie związku, zespołu lub organizacji jest funkcją średniego czasu, jaki upływa od momentu zidentyfikowania problemów do ich omówienia.
Na przykład, dziś rano uczestniczyłeś w spotkaniu komitetu wykonawczego ze swoim nowym menedżerem. Byłeś tam, ponieważ pomagałeś w przygotowaniu budżetu, który miała przedstawić. Jednak w trakcie spotkania zmieniła zdanie i pogrzebała propozycję.
Jesteś trochę zaniepokojony, po pierwsze dlatego, że Twój zespół potrzebuje dodatkowego budżetu, a po drugie dlatego, że już wcześniej widziałeś takie zachowanie. Twój poprzedni menedżer nigdy nie walczył o Twój zespół. W rzeczywistości wrzucał was i waszych kolegów z zespołu pod autobus, kiedy tylko myślał, że może to pomóc w jego karierze. Teraz zastanawiasz się, czy Twój nowy menedżer będzie postępował tak samo.
Okazuje się, że to, jak poradzisz sobie ze swoimi obawami - a konkretnie, jak długo będziesz czekać, zanim omówisz je ze swoim menedżerem - jest dokładną i ważną miarą zdrowia waszej relacji. Ludzie, którzy mają silne, zdrowe relacje, mówią o tym natychmiast, gdy tylko zauważą swoje obawy. Reszta z nas zwleka, ociąga się i odkłada sprawę na później.
Według nowego badania przeprowadzonego przez VitalSmarts, organizacje tracą średnio 5 000 USD kosztów związanych z wydajnością, jeśli problem, proces lub strategia nie zostaną rozwiązane w ciągu trzech dni. Przeprowadziliśmy ankietę wśród 792 specjalistów na temat czasu, jaki upływa pomiędzy identyfikacją problemów a ich omówieniem, a także zapytaliśmy ich o koszty, jakie te opóźnienia powodują.
Tak jak przewidywaliśmy, opóźnienia są powszechne. Przyjrzeliśmy się piętnastu różnym rodzajom problemów i odkryliśmy, że średni czas pomiędzy rozpoznaniem problemu a jego zgłoszeniem wynosi około miesiąca. Ludzie są mniej skłonni odkładać na później sprawy związane z bezpieczeństwem w miejscu pracy i molestowaniem seksualnym, ale bardziej skłonni odkładać na później sprawy dotyczące współpracowników lub menedżerów, a także sprawy związane z polityką w miejscu pracy lub kontrowersyjne tematy. Poniżej znajduje się kilka wyników badania:
- Niebezpieczne działania lub naruszenie zasad bezpieczeństwa. 76% mówi o tym w ciągu tygodnia.
- Wszelkie formy molestowania seksualnego lub niewłaściwego zachowania. 44% zgłasza to w ciągu tygodnia.
- Pomysł, który może usprawnić proces, podnieść jakość, obniżyć koszty itp., ale wkracza na czyjś teren. 28% pracowników zgłasza ten problem w ciągu tygodnia.
- Problemy z wydajnością współpracowników (chodzenie na skróty, przywiązywanie niewielkiej wagi do szczegółów, robienie minimum itp.) 27% mówi o tym w ciągu tygodnia.
- Menedżer nie dotrzymał słowa lub złamał obietnicę. 26% mówi o tym w ciągu tygodnia.
- Decyzja polityczna, która zaczyna powodować niezamierzone konsekwencje. 23% respondentów zgłasza ten problem w ciągu tygodnia.
Wróćmy do naszego przykładu. Kiedy Twoja menedżerka zmieniła zdanie i pogrzebała Twoją propozycję, prawdopodobnie poczuła się tak, jakby cofnęła dane słowo. Nasze dane sugerują, że tylko co czwarty z Was podzieliłby się z nią swoimi obawami w odpowiednim czasie. Dlaczego nie?
Chcieliśmy się tego dowiedzieć, więc zapytaliśmy naszych respondentów. Wśród najważniejszych powodów, dla których ludzie zwlekają z rozmową, znalazły się: obawy, że to zniszczy związek, obawy przed odwetem, obawy, że to nic nie da, oraz przekonanie, że inni nie podejmą działań, aby ich wesprzeć.
Załóżmy, że jesteś wśród tych trzech z czterech osób, które postanowiły odłożyć rozmowę na później. Co zrobisz zamiast tego? Czy w jakiś sposób wyrzucasz tę obawę z głowy, czy wpływa ona na Twoje zachowanie?
Nasze dane pokazują, że odkładanie tych rozmów na później ma głęboki i negatywny wpływ na Twoje działania: 44 procent unika pracy nad projektami z daną osobą, 43 procent trzyma się od niej z daleka, 39 procent stosuje dysfunkcyjne obejścia, a 64 procent uwewnętrznia swoje frustracje.
Żadne z tych działań nie pomaga w rozwiązaniu problemów. Zamiast tego stwarzają problemy, które prawdopodobnie jeszcze bardziej podkopią relację i pogorszą wyniki.
Wreszcie, chcieliśmy sprawdzić, czy jesteśmy w stanie obliczyć koszty w dolarach związane z unikaniem lub odkładaniem tych rozmów na później. Poprosiliśmy naszych respondentów o oszacowanie kosztów, jakie poniosą ich zespoły.
Te opóźnienia są bardzo kosztowne. Na przykład, jeśli problem zostanie rozwiązany w ciągu trzech dni, szkoda jest ograniczona do 5 000 USD. Kiedy jednak rozmowa opóźnia się o pięć lub więcej dni, pracownicy szacują straty na ponad 25 000 dolarów.
Wniosek jest następujący: "Kiedy coś widzisz, powiedz coś". Brzmi to prosto, ale wymaga umiejętności. Tylko 8 procent ankietowanych stwierdziło, że członkowie ich zespołów potrafią rozmawiać na drażliwe, delikatne lub polityczne tematy. Zainwestuj czas, aby zdobyć te umiejętności. Bądź osobą, która potrafi poruszać problemy w sposób uczciwy, szczery, a jednocześnie pełen szacunku. Dzięki temu zbudujesz lepsze relacje, unikniesz bolesnych obejść i zaoszczędzisz swojej organizacji sporo pieniędzy.
O autorach: David Maxfield jest autorem bestsellerów New York Timesa, mówcą kluczowym i wiodącym naukowcem społecznym zajmującym się efektywnością biznesową. Kieruje działem badań w VitalSmarts, firmie zajmującej się szkoleniami korporacyjnymi i rozwojem przywództwa. Jego prace zostały przetłumaczone na 28 języków, są dostępne w 36 krajach i przyniosły rezultaty dla 300 z listy Fortune 500.
Steve Willis jest wiceprezesem ds. usług profesjonalnych w VitalSmarts. Szanowany i ceniony instruktor, Steve konsekwentnie otrzymuje wyróżnienia za swój charyzmatyczny styl prezentacji i wysoce efektywny projekt szkolenia. Jako jeden z pierwszych trenerów w VitalSmarts, Steve był na czele rozwoju nagradzanych programów szkoleniowych, doskonalenia wysokiej jakości platform szkoleniowych i dostarczania treści szkoleniowych, które wpłynęły na ponad 1 000 000 osób.
