4 rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy przenoszeniu biura
Mówi się, że przeprowadzka to jedna z najbardziej stresujących rzeczy, jakie człowiek robi w życiu, więc nic dziwnego, że przenoszenie całej firmy może być równie problematyczne.
Aby móc sprostać stale zmieniającym się potrzebom biznesowym, firmy muszą obecnie przenosić biura średnio co siedem lat. Choć może to być zniechęcające, staranne przygotowanie i wczesne planowanie może pomóc uniknąć niepowodzeń, dodatkowych kosztów i złagodzić presję.
Express zebrał najważniejsze wskazówki, które pomogą Państwu zapewnić bezproblemową relokację...
1. Wyznacz lidera projektu
Ponieważ przeprowadzka będzie wymagała zaangażowania wielu specjalistów i zespołu pracowników, należy na początku wyznaczyć wewnętrznego lidera projektu.
Ta osoba będzie działać jako pojedynczy punkt kontaktowy dla stron zewnętrznych i utrzymać wszystkich głównych zainteresowanych stron w pętli. Powinna to być zorganizowana i starsza osoba, która ma uprawnienia do szybkiego podejmowania decyzji i prowadzenia projektu do przodu.
Dedykowany lider schematu będzie trzymać wszystko - i wszystkich - na cel, skupić się na swoich indywidualnych zadań i zmniejszyć opóźnienia, aby zapewnić główne cele określone na początku ruchu są realizowane.
2. Pomyśl o lokalizacji
Poprzez relokację, może być szukasz łatwiejszy dostęp do najlepszych talentów, docelowego rynku konsumenckiego lub klientów, więc ponownie przeanalizować swoje powody do poruszania się przed podjęciem decyzji o miejscu.
Zastanów się, gdzie mieszkają Twoi kluczowi pracownicy i czy lokalizacja jest dla nich odpowiednia. Choć nigdy nie uda się zadowolić wszystkich, może warto przeprowadzić ankietę, aby znaleźć obszary, z których większość pracowników może dojeżdżać do pracy. Długie i kosztowne dojazdy mogą skłonić ich do szukania pracy gdzie indziej, powodując kosztowne - i możliwe do uniknięcia - opłaty rekrutacyjne.
Ustawienie biura w tętniącej życiem okolicy ze sklepami, restauracjami i kawiarniami może mieć pozytywny wpływ na samopoczucie i zaangażowanie pracowników, więc "oszczędzanie" pieniędzy na tańszej, położonej na uboczu powierzchni biurowej może kosztować firmę w dłuższej perspektywie. Ponadto należy wziąć pod uwagę dostępność transportu publicznego, parking dla pracowników i klientów oraz dostępność.
3. Nie przygotuj się, przygotuj się na porażkę
Niezależnie od tego, czy chodzi o wcześniej zaplanowany rozwój czy redukcję kosztów ogólnych, upewnij się, że cel przeprowadzki jest jasny. Zastanów się, jak potrzebujesz nowej siedziby do pracy dla Ciebie teraz, za rok, pięć lub dziesięć lat, aby dodać długowieczność do swoich planów relokacji.
Przed rozpoczęciem przeprowadzki należy zebrać wszystkie niezbędne informacje, w tym szczegóły dotyczące istniejącej umowy najmu, okresu wypowiedzenia i wszelkich zaległych zobowiązań, aby umożliwić określenie harmonogramu przeprowadzki. Ustal datę przeprowadzki z jak największym wyprzedzeniem i unikaj organizowania jakichkolwiek istotnych działań biznesowych w tym dniu lub w jego okolicach, aby uniknąć niepotrzebnej presji.
Po uzgodnieniu lidera projektu, należy również rozpocząć prace nad przygotowaniem budżetu. Oszacuj pełny koszt powierzchni, w tym czynsz, media, koszty budowy, koszty przeprowadzki i uwzględnij bufor na wszelkie niespodziewane koszty, które z pewnością się pojawią.
Budżet jest niezbędny, aby pomóc Ci ocenić koszty, zaplanować finanse i zarządzać wydatkami w trakcie przeprowadzki. Może to również pomóc w ocenie sukcesu projektu i zmierzyć jego ROI.
4. Przemyśl swój projekt
Badania sugerują, że pracownicy rozpraszają się co trzy minuty. Aby temu zapobiec, należy zapewnić miejsca, w których pracownicy będą mogli zrobić sobie przerwę z dala od biurka.
Pracodawcy powinni zapewnić przestrzenie, które zachęcają do nawiązywania towarzyskich i nieformalnych kontaktów między pracownikami, a także ułatwiają spotkania zespołowe i elastyczne formy pracy, takie jak Express HUB.
Należy jednak również zapewnić miejsca, w których ludzie mogą się skoncentrować i pracować w odosobnieniu.
Jeśli nie ma wystarczającej ilości zacisznych miejsc do spotkań lub spokojnych obszarów dla pracowników, może to być przyczyną stresu, więc upewnij się, że oferujesz różnorodność, aby dopasować się do różnych preferencji i działań.
Zmiana miejsca pracy to szansa na wprowadzenie konstruktywnych zmian w Twojej firmie. Przeprowadzka może poprawić wydajność, zapewnić lepsze udogodnienia, a co za tym idzie, podnieść morale pracowników. Informuj i angażuj swoich pracowników przez cały czas, aby czuli się częścią procesu i byli doceniani.
O autorze: Emma Davidson jest Area Retail Managerem w firmie Express, będącej w pierwszej piątce pracodawców dla absolwentów wśród MŚP w Wielkiej Brytanii i uznanej za najlepszego pracodawcę dla absolwentów w branży dóbr konsumpcyjnych.
