Post

Znalezienie związku między spokojem a produktywnością

Daniel nie może się skupić na tym, co mówi jego córka. Gorączkowo próbuje przypomnieć sobie zobowiązanie, które złożył rozgniewanemu klientowi. "Czy to jest kąt prosty?" - pyta córka, odrabiając pracę domową z geometrii. Ale nie oczekuje odpowiedzi. Przyzwyczaiła się do ojca, którego tak naprawdę nie ma. Odkłada niedokończoną pracę domową, podczas gdy Daniel wpatruje się w przestrzeń, serce mu przyspiesza, dłonie się pocą, w głowie mu się kręci. Co jeszcze umknęło jego uwadze?

Z naszych badań wynika, że większość ludzi może się utożsamić z Danielem: jedna trzecia z nich czuje się przytłoczona, prawie połowa nie potrafi się skupić, a jedna na pięć osób ma trudności z byciem obecnym w domu.

To wszystko są oznaki szwankującego systemu osobistej produktywności. System Daniela, polegający na zapisywaniu rzeczy do zrobienia na karteczkach samoprzylepnych, ciągłym przeglądaniu poczty elektronicznej i sprawdzaniu kalendarza, być może pozwolił mu przetrwać studia, pierwszą pracę i pierwszy awans, ale nie jest wystarczająco solidny w jego nowej sytuacji: małżeństwa, dzieci, zobowiązań wobec społeczności i ról kierowniczych.

Najbardziej wymownym symptomem wadliwego systemu produktywności nie jest wiek, status organizacyjny czy dochody. Najbardziej wyraźnym znakiem tego, że twój system ci nie służy, jest jakość twojego życia. Jeśli stres i rozproszenie uwagi są częstymi towarzyszami, to znaczy, że twoje nawyki produktywności nie nadążają za złożonością twojego życia.

Gdyby Daniel mógł przekształcić swój trzeszczący system w model Ferrari, jak zmieniłoby się jego życie? Czy stałby się mniejszym czy większym pracoholikiem? Czy jego stres wzrósłby czy zmalał? Czy jego zdolność do odczuwania przyjemności wzrosłaby czy zmalała?

Chcieliśmy się tego dowiedzieć, ale nie zaczęliśmy od Danielsa. Zamiast tego zaczęliśmy od najlepszych pracowników - ludzi, którzy zostali ocenieni przez swoich menedżerów na dziesięć z dziesięciu.

Czy jesteś dziesiątką?

Po pierwsze, chcieliśmy się dowiedzieć, co to znaczy być dziesiątką, być ocenionym przez szefa jako osoba osiągająca najlepsze wyniki. Przewidzieliśmy, że najlepsi pracownicy będą bardziej wartościowi niż przeciętni, ale chcieliśmy wiedzieć, o ile bardziej i co takiego robią, że są tak cenni.

Przeprowadziliśmy więc ankietę wśród 1594 menedżerów i współpracowników, pytając ich o pracowników, których oceniają jako "dziesiątki w dziesięciopunktowej skali wydajności".

Okazało się, że zarówno menedżerowie, jak i współpracownicy twierdzą, że dziesiątki są trzy razy bardziej wartościowe niż przeciętny pracownik i wykonują 61 procent całej pracy w swoich działach. Co więcej, menedżerowie i współpracownicy zgodzili się, że dziesiątki pracują mądrzej, a nie ciężej, i są mniej zestresowani niż przeciętny pracownik.

Jak więc ci najlepsi pracownicy to osiągają?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, przetestowaliśmy metodologię opisaną przez Davida Allena w jego książce Getting Things Done, aby sprawdzić, czy praktyki GTD mogą sprawić, że ktoś stanie się dziesiątką. Poprosiliśmy 2 072 respondentów o ocenę wpływu ich praktyk produkcyjnych na dwa kluczowe obszary: wydajność i stres.

Testy statystyczne potwierdziły, że uczestnicy z wysokimi wynikami w zakresie produktywności mieli o 68% wyższy poziom wydajności i o połowę mniejszy poziom stresu niż uczestnicy z niskimi wynikami. Jak się okazuje, praktyki GTD radykalnie poprawiają wydajność, jednocześnie redukując stres. Konkretnie, osoby z wysokimi wynikami są:

  • 55 razy rzadziej rozpoczynają projekty, które nigdy nie zostają ukończone
  • 21 razy mniejsze prawdopodobieństwo, że zadania i obowiązki wypadną z głowy
  • Nigdy nie spóźniają się z terminami lub zadaniami
  • 18 razy rzadziej czują się przytłoczeni

Działania, które możesz podjąć

Nasze badania pokazują, że nauka umiejętności produktywności, którymi wykazują się najlepsi pracownicy, jest kluczem do sukcesu zarówno osobistego, jak i organizacyjnego. Z badań tych wynika, że bardzo niewielka liczba praktyk zarządzania sobą dosłownie zmienia życie danej osoby i jest również korzystna dla organizacji - radykalnie poprawia wydajność, jednocześnie redukując stres.

Poniżej przedstawiamy pięć praktyk produktywności stosowanych przez pracowników osiągających najlepsze wyniki. Praktyki te są zgodne z umiejętnościami zawartymi w podręczniku Getting Things Done i każdy może już dziś wdrożyć je do swojego systemu produktywności:

  • Zbieraj wszystko, co zajmuje twoją uwagę. Zapisuj wszystkie zobowiązania, zadania, pomysły i projekty, zamiast trzymać je w głowie. Użyj tylko kilku "narzędzi przechwytywania", które masz cały czas przy sobie, takich jak listy, aplikacje, poczta elektroniczna itp.
  • Zdecyduj, co twoje rzeczy znaczą dla ciebie. Wyjaśnij, czy przedmioty, które przechwyciłeś mają jakąś akcję, czy nie. Jeśli tak, bardzo jasno określ, jakie jest BARDZO ważne następne działanie i kto powinien je podjąć.
  • Stosuj zasadę dwóch minut. Jeśli jakieś działanie może być wykonane w ciągu dwóch minut lub krócej, zrób to natychmiast. Nie odraczaj. Czas, który zmarnujesz, pozwalając, aby te proste czynności zajęły Twoją uwagę i listę rzeczy do zrobienia, nie jest tego wart - dwie minuty staną się granicą Twojej efektywności.
  • Rób więcej właściwych rzeczy, zastanawiając się nad właściwymimomentami. Zamiast zanurzać się od razu w zabałaganionej skrzynce odbiorczej, poświęć dwie minuty na przejrzenie swojego kalendarza i listy zadań. Taka refleksja gwarantuje, że podejmiesz najlepsze decyzje o tym, jak wykorzystać swój czas.
  • Przeglądaj co tydzień. Co tydzień organizuj święte, niezbywalne spotkanie z samym sobą w celu ponownego zsynchronizowania, uzyskania aktualnych informacji i dopasowania codziennej pracy i projektów do swoich nadrzędnych priorytetów.

O autorze: Justin Hale jest Master Trainerem, keynote speakerem i projektantem szkoleń w VitalSmarts. Jest liderem zespołu odpowiedzialnego za opracowywanie najnowszych innowacji produktowych, w tym nowej edycji szkolenia Getting Things Done®.

Podziel się tym wpisem:

Udostępnij na LinkedInUdostępnij na TwitterzeUdostępnij na FacebookuUdostępnij na WhatsAppUdostępnij na Email