Lato stwarza wyjątkowe wyzwania w miejscu pracy
Miesiące letnie często stanowią wyjątkowe wyzwanie dla pracodawców, jeśli chodzi o telepracę, elastyczne harmonogramy, zatrudnienie sezonowe, letnich stażystów, czas wolny i wakacje letnie. Są to jedne z kluczowych wyzwań w miejscu pracy, które pracodawca powinien rozważyć.
Lato może być czasem, kiedy pracownicy są bardziej zainteresowani telepracą i elastycznymi harmonogramami, aby pomóc im spędzać więcej czasu z rodziną, oglądać dzieci w domu ze szkoły, cieszyć się letnią pogodą i dłuższymi dniami oraz w inny sposób poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Pracodawca może zapewnić wsparcie poprzez umożliwienie pracownikom pracy zdalnej i wdrożenie polityki elastycznego czasu pracy. Jeśli jednak pracodawca na to zezwoli, powinien mieć pewność, że ustanowił kompleksowe zasady i procedury. Pracodawca powinien dopilnować, aby pracownicy rejestrowali czas spędzony w pracy i przedstawić wytyczne i oczekiwania pracodawcy dotyczące wydajności i terminów. Pracodawca nadal może być odpowiedzialny za niewypłacone wynagrodzenie lub nadgodziny za czas pracy i dlatego powinien upewnić się, że odpowiednio wynagradza pracowników na podstawie ewidencji czasu pracy.
Wiele firm zwiększa zatrudnienie w okresie letnim. Kiedy zatrudniasz pracowników sezonowych lub tymczasowych do pomocy w miesiącach letnich, ważne jest aby pracodawca stosował te same praktyki zatrudniania i sprawdzania danych osobowych, które stosuje dla wszystkich pracowników pełnoetatowych. Ponadto, pracodawca musi przestrzegać wszystkich stosownych przepisów dotyczących dyskryminacji, molestowania i pracy dzieci.
Lato to również czas, kiedy pracownicy biorą wolne, aby cieszyć się wakacjami i spędzać czas z bliskimi przy pięknej pogodzie. Dlatego pracodawca powinien upewnić się, że jego polityka dotycząca urlopu lub płatnego czasu wolnego (PTO) jest zakomunikowana wszystkim pracownikom i umieszczona w podręczniku pracownika. Co więcej, takie zasady powinny być stosowane jednolicie, aby zapobiec roszczeniom o dyskryminację. Pracodawca może wymagać od pracowników wcześniejszego informowania o czasie wolnym i harmonogramach, tak aby pracodawca mógł odpowiednio zaplanować harmonogram i pokrycie.
W okresie letnim pracodawca często zatrudnia stażystów, aby zapewnić im wgląd w działalność firmy i potencjalnie przygotować ich do przyszłego zatrudnienia. Jednakże, nieopłacony stażysta może twierdzić, że jest pracownikiem i powinien być odpowiednio wynagradzany i mieć zapewnioną ochronę w miejscu pracy. Pracodawca rozważający możliwość odbycia bezpłatnej praktyki powinien upewnić się, że stażysta odniesie jak najwięcej korzyści. Pracodawca powinien podjąć następujące działania, aby ograniczyć ryzyko prawne związane z nieodpłatnym stażem:
- Upewnij się, że zarówno pracodawca, jak i stażysta jasno rozumieją, że nie ma oczekiwań co do wynagrodzenia, najlepiej z pisemnym potwierdzeniem zarówno ze strony stażysty, jak i firmy;
- Zapewnij szkolenie, które będzie podobne do tego, które byłoby prowadzone w środowisku edukacyjnym, włączając w to kliniczne i inne praktyczne szkolenia zapewniane przez instytucje edukacyjne;
- Powiązanie stażu z formalnym programem edukacyjnym stażysty poprzez zintegrowane zajęcia lub otrzymanie punktów akademickich;
- Dostosowanie się do zobowiązań akademickich stażysty poprzez ich zgodność z kalendarzem akademickim;
- Zapewnienie, że stażysta kontynuuje naukę przez cały okres trwania stażu;
- Sprawić, by praca praktykanta uzupełniała, a nie wypierała pracę płatnych pracowników, zapewniając jednocześnie znaczące korzyści edukacyjne dla praktykanta; oraz
- Rozumieją, że staż jest prowadzony bez prawa do płatnej pracy po zakończeniu kursu.
Rozsądny pracodawca powinien zwrócić uwagę na trudne kwestie, które mogą pojawić się w okresie letnim i opracować zestaw najlepszych praktyk radzenia sobie z nimi, aby uczynić miejsce pracy bardziej produktywnym i wydajnym, a także zminimalizować ryzyko odpowiedzialności pracodawcy.
O autorze: Beth Zoller zajmuje się tematami związanymi z dyskryminacją i molestowaniem, różnorodnością, prywatnością pracowników, podręcznikami pracowniczymi i zachowaniem w miejscu pracy dla XpertHR, internetowego źródła informacji o zatrudnieniu. Beth była cytowana w wielu publikacjach, takich jak Huffington Post, Fast Company i Switch and Shift. Była również gościem w Marketwatch Radio i Wall Street Journal Radio oraz prelegentem na New York State SHRM's Go for the Gold Conference i HR Houston's Gulf Coast Symposium.
