Jak prowadzić produktywne spotkania w biurze
Spotkania są zazwyczaj uważane za nudne i są stratą czasu. Pracownicy często boją się swoich cotygodniowych spotkań, ponieważ są one monotonne i niewartościowe. Istnieje tak wiele sposobów, w których menedżerowie mogą poprawić swoje spotkania z następujących wskazówek poniżej.
Jeśli zastosujesz się do tych rad, Twoje spotkania będą o wiele bardziej produktywne, co zaowocuje zwiększoną wydajnością we wszystkich obszarach pracy, większą liczbą osiągniętych celów oraz silniejszym i bardziej pozytywnym środowiskiem pracy dla wszystkich.
Unikaj przerywania
Każdy ma swoje terminy. Jako menedżer, musisz zrozumieć potrzeby i harmonogramy pracowników. Spotkania zabierają czas, który mógłby być przeznaczony na dotrzymywanie terminów, przez co pracownicy są mniej produktywni w pracy.
To zdecydowanie nie jest to, czego chcesz.
Zaplanuj spotkania z wszystkich harmonogramów i obciążenia pracą w umyśle, aby zwiększyć produktywność. Spotkania odbywające się na początku tygodnia zazwyczaj są najbardziej efektywne, ponieważ dają pracownikom dużo czasu na skoncentrowanie się na terminach w ciągu całego tygodnia.
Po co jest to spotkanie?
Jaki jest cel Twojego spotkania? Musisz upewnić się, że na początku spotkania jasno określisz, po co jest ono organizowane i czego dotyczy. Ważne jest również, aby szanować czas swoich pracowników, upewniając się, że wszystkie spotkania rozpoczynają się i kończą o czasie.
Bardzo łatwo jest przekroczyć wyznaczony czas, ale to jest stanowcze "nie".
Jeśli zawsze będziesz punktualny, nikt nie będzie miał pretekstu, aby się spóźnić. Spotkania nie powinny być również zbyt długie, ponieważ ludzie będą tracić koncentrację i odpływać, przez co mogą przegapić ważne punkty. Utrzymuj spotkania zwięzłe i krótkie, 15 minut działa dobrze.
Brak technologii
Aby jak najlepiej wykorzystać spotkanie, pracownicy nie powinni zabierać laptopów, ale wziąć długopis i papier, aby robić notatki. Psychologowie udowodnili, że ręczne sporządzanie notatek jest bardziej efektywne niż robienie notatek na komputerze.
Zapamiętywanie faktów i zapamiętywanie koncepcyjne jest znacznie wyższe, co jest świetne, ponieważ chcesz, aby każdy opuścił spotkanie wiedząc i rozumiejąc wszystko, co zostało wspomniane. Co więcej, technologie takie jak laptopy i telefony komórkowe rozpraszają uwagę, więc najlepiej w ogóle nie mieć ich na spotkaniach.
Skup się na osiągnięciach, a nie na zadaniach
Osiągnięcia znaczą dla pracowników więcej niż wykonywanie codziennych zadań. Docenianie osiągnięć każdego pracownika i wspominanie o nich podczas spotkania może zdziałać cuda dla Twojej firmy. Świadomość, że dokonałeś czegoś wielkiego, tylko zachęca ludzi do cięższej pracy i osiągania jeszcze większych rzeczy. Regularne chwalenie pracowników zwiększa produktywność i satysfakcję z pracy.
Rób przerwy
Jeśli spotkanie musi trwać dłużej niż 15 minut, warto zrobić sobie przerwę lub dwie. Bez przerw mniej uwagi poświęca się temu, co jest mówione na spotkaniu, co nie jest dobre, gdy jest to ważne. Robienie krótkich przerw jest kluczem do produktywności. Zachęcaj pracowników do robienia krótkich przerw w połowie spotkania. Będą mogli napić się kawy i zaczerpnąć świeżego powietrza, aby po powrocie poczuli się dobrze i odświeżeni, gotowi do dalszej nauki.
Gdy docenisz i włączysz pracowników w spotkania, wydajność pracy wzrośnie. Większa produktywność oznacza większe zyski, większe zaufanie do kierownictwa, lepszą markę oraz silniejsze i bardziej pozytywne środowisko pracy.
O autorze: Lauren Buck jest absolwentką kryminologii i psychologii, pisarką freelancerką, blogerką i właścicielką sklepu Etsy. Pisze na różne tematy, w tym porady dla studentów i kariery dla Inspiring Interns, który specjalizuje się w umieszczaniu absolwentów w najlepszych ról w Londynie.
