Jak wykrywać i zapobiegać oszustwom płacowym
Oszustwo płacowe najprościej rzecz ujmując polega na tym, że pracownicy oszukują system płac w swoim miejscu zatrudnienia w celu otrzymania środków, do których nie są uprawnieni. Istnieje wiele sposobów popełniania oszustw płacowych, w tym wobec pracowników otrzymujących wynagrodzenie, godziny i prowizje, a także sposobów zapobiegania im i wykrywania ich.
Co to jest oszustwo płacowe?
W przypadku pracowników, którzy otrzymują pensję, najczęstszą formą oszustwa płacowego jest nieuczciwe podwyższenie kwoty, którą powinni otrzymać lub dodanie fałszywego pracownika do listy i pobranie tych wynagrodzeń.
W przypadku pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie godzinowe, a nie pensję, metody oszustwa płacowego mogą obejmować zmianę liczby przepracowanych godzin, wpisywanie i wypisywanie się z pracy o niewłaściwych porach lub twierdzenie, że pracowali na zmiany, podczas gdy w rzeczywistości nie byli w pracy.
Oszustwa płacowe mogą popełniać również pracownicy prowizyjni lub pracownicy zatrudnieni przy produkcji, którzy otrzymują wynagrodzenie w zależności od liczby wyprodukowanych jednostek. Odbywa się to poprzez fałszowanie zapisów, takich jak liczba dokonanych sprzedaży lub wyprodukowanych jednostek.
Ostatnią powszechną formą oszustwa płacowego są fałszywe wnioski o zwrot wydatków. Może to obejmować zarówno posiłek z rodziną lub przyjaciółmi, który jest traktowany jako część działalności biznesowej z klientem, jak i wyjazdy fałszywie oznaczone jako podróże służbowe lub spotkania.
Jak wykryć oszustwa płacowe
Chociaż oszustwa płacowe są rzadkie, istnieje wiele przykładów, w których się zdarzają i mogą potencjalnie przynieść firmom i pracodawcom straty w postaci znacznych sum pieniędzy. Badania przeprowadzone w 2011 roku wykazały, że firmy w Wielkiej Brytanii tracą około 38 miliardów funtów rocznie z powodu oszustw płacowych. Pięć procent wszystkich wniosków o zwrot kosztów uznano za fałszywe, co daje łączną kwotę ponad 150 milionów funtów. Liczba ta obejmuje jednak to, co zostało wykryte, więc rzeczywista liczba może być znacznie wyższa.
Ze względu na wysokie koszty finansowe oszustw płacowych i poważny charakter takich przestępstw, opracowano pewne metody, które pomagają w wykrywaniu oszustw płacowych i dostarczaniu dowodów w przypadku ich podejrzenia. Niektóre z głównych oznak, że ma miejsce oszustwo płacowe, są następujące:
- Symptomy świadczące o tym, że pracownik prowadzi zbyt kosztowny tryb życia w stosunku do swoich zarobków
- Kilku pracowników, którzy nie są członkami rodziny, dzielących ten sam adres lub konto bankowe
- Audyty listy płac
- Sprawdzanie zapisów przez członka personelu nieobeznanego z systemem płacowym
- Anomalie w zapisach płacowych
Zapobieganie oszustwom płacowym
Podczas gdy ważne jest, aby wykryć, czy w firmie dochodzi do oszustw, równie istotne jest, aby zrobić wszystko, co możliwe, aby do nich nie doszło. Oprócz częstego sprawdzania dokumentacji płacowej, można to również osiągnąć poprzez upewnienie się, że pracownicy są świadomi pełnych konsekwencji związanych z oszustwami płacowymi. Kary związane z oszustwami płacowymi wykraczają daleko poza dyscyplinarne zwolnienie z pracy lub konieczność zwrotu pieniędzy, a sprawcy często otrzymują wysokie wyroki więzienia.
Skłonienie zewnętrznej instytucji lub członka personelu spoza zespołu do sprawdzania rejestrów co jakiś czas zwiększa prawdopodobieństwo wykrycia niewłaściwego postępowania. Nie każdy przypadek zawyżenia wynagrodzenia pracownika jest oszustwem, błędy mogą być popełnione, a częste kontrole systemu mogą również pomóc w szybkim skorygowaniu tych błędów, bez znaczących strat finansowych dla firmy lub pracownika.
Konsekwencje oszustw płacowych
Oszustwo płacowe jest poważnym przestępstwem, za które grożą surowe kary osobom, którym udowodni się jego popełnienie. W lipcu 2012 r. Brytyjczyk, który dokonał poważnego oszustwa płacowego o wartości milionów funtów, został skazany na 17 lat więzienia. Chociaż większość przypadków nie dotyczy tak dużych kwot, wyrok pozbawienia wolności jest standardową karą dla oszustów płacowych. Uświadomienie pracownikom, że nie tylko stracą pracę, ale potencjalnie również wolność, jest jednym z pewnych sposobów na zmniejszenie ryzyka, że pracownicy będą rozważać oszustwa płacowe. Oprócz groźby pozbawienia wolności, będą oni musieli zwrócić pieniądze, które uzyskali podczas swojej oszukańczej działalności, a także stanąć w obliczu kolejnej grzywny.
Wielu ekspertów prawnych specjalizujących się w oszustwach uważa, że oszustwa płacowe są popełniane, ponieważ są postrzegane jako "przestępstwo bez ofiar" i że takie działania i tak są powszechne. Upewnienie się, że pracownicy wiedzą, że ich działania są szkodliwe i będą skutkować znacznymi sankcjami, jest doskonałym sposobem na zapobieganie takim zachowaniom i może zachęcić każdego, kto popełnia niewykryte oszustwa płacowe, do zaprzestania swoich działań.
Dbając o to, aby przy obsadzaniu wakatów na listach płac wybierać tylko kandydatów najwyższej jakości, firmy mogą mieć pewność, że zatrudniają godnych zaufania i rzetelnych pracowników, którzy sami nie popełnią oszustwa, a także wychwycą wszelkie podejrzane działania innych pracowników.
